Tidak ingin dong teguran si bos mendarat di telinga Anda perkara mengirim e-mail yang terkesan sembarangan? Tak perlu khawatir, berikut Cosmo berikan beberapa tips bagi Anda yang masih bingung mengenai aturan mengirim e-mail di dalam dunia kerja.
- Pastikan Anda membuat subject atau judul sesuai dengan isi pesan. Tak perlu terlalu panjang, yang penting jelas.
- Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas, dan pastikan Anda mengeja dan menulis nama penerima dengan benar
- Jangan mengetik kalimat dalam huruf besar. Hal ini mencerminkan kata-kata keras, sedang berteriak, atau Anda melakukan penekanan.
- Mengetik e-mail Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
- Saat mengirim e-mail berisi lampiran file foto, video, atau slide show, pastikan untuk mengubah ukurannya agar tidak menyulitkan penerima. Ukuran yang terlalu besar umumnya tidak dapat dibuka melalui ponsel, sehingga si penerima harus membukanya melalui laptop. Jika Anda ingin mengirim file dalam jumlah banyak, sebaiknya zip file terlebih dahulu, gunakan layanan dropbox, atau wetransfer.
- Apakah e-mail Anda memerlukan respon atau jawaban? Atau hanya berupa informasi saja? Sebaiknya berikan petunjuk dengan menuliskan “no reply needed” atau “will be waiting for your reply.”
- Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan pada komunikasi profesional melalui e-mail adalah reply all. Saat menerima e-mail pastikan betul nama para penerimanya. Jangan sampai Anda membuang waktu orang lain untuk membaca pesan yang tidak ada hubungannya dengan mereka.
- Jangan menggunakan terlalu banyak singkatan, seperti FYI, TBC atau ASAP. Ini dapat membingungkan si penerima, atau membuatnya mendapatkan kesan bahwa Anda tidak punya waktu untuk mengetik pesan lengkap.
- Selalu akhiri e-mail Anda dengan kata ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”. (Salli Sabarrang/VP/Image: OutNow.ch)
