Apakah Anda termasuk orang yang sering berkomunikasi lewat e-mail dengan rekan bisnis? Hmm, ternyata perkara kirim-mengirim e-mail ini ada etikanya juga, lho. Hal ini sangat penting, karena selain penampilan dan kinerja, e-mail juga dapat mempresentasikan profesionalitas Anda di hadapan klien. Baiklah, kini saatnya Cosmo menjelaskan aturan-aturan tersebut.
Subjek E-mail
Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah klien. Yup, kalimat itu mungkin cocok untuk poin pertama ini. Saat ada e-mail baru yang masuk ke dalam inbox, maka nama pengirim dan subjek e-mail adalah yang dilihat paling pertama. Oleh karena itu, gunakan kalimat yang lugas, jelas, dan langsung menuju ke inti isi e-mail agar klien dapat langsung memahami maksud e-mail Anda.
Format E-mail
Walaupun Anda sudah pernah berkirim e-mail dengan klien, tak ada salahnya tetap memperkenalkan diri di awal e-mail. Untuk kesepakatan atau poin bisnis yang lebih formal, sebaiknya Anda menggunakan kepala surat. Dan jangan lupa, akhiri e-mail dengan ucapan terima kasih disertai identitas lengkap seperti dalam kartu nama Anda.
Isi E-mail
Dalam e-mail yang akan dikirim kepada klien bisnis sebaiknya Anda to the point pada inti permasalahan. Hindari penggunaan emoticon ataupun tanda seru, karena akan membuat Anda terlihat kurang profesional. Terakhir, agar tidak ada kesalahan penulisan, bacalah isi e-mail dengan suara kecil dan intonasi yang tepat. Sebaiknya, jangan menulis e-mail saat suasana hati kurang baik ya dear, karena akan berpengaruh pada isi e-mail Anda.
Frekuensi E-mail
Sudah mengirim e-mail sejak pagi namun klien tidak kunjung membalasnya? Sabar dear, jangan tergoda untuk membanjiri inbox-nya dengan e-mail dari Anda. Cobalah untuk mengirimkannya kembali keesokan harinya atau jika memang mendesak Anda dapat menghubunginya melalui telepon. (Adhia Azka/IR/Image: thinkstock)
